個人情報保護方針

個人情報保護方針

PRIVACY POLICY

個人情報保護方針

株式会社オファーズ(以下、「当社」という。)は、ファシリティマネジメント事業を行っており、お客様、お取引先関係者様、従業者、および関係者の個人情報保護が重大な責務であると認識しております。そこで個人情報保護理念と自ら定めた行動規範に基づき、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守致します。
また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のIT技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言致します。

  1. 当社は、適切な個人情報の取得・利用及び提供を行い、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行ないません。また、そのための措置を講じます。
  2. 当社は個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守致します。
  3. 当社は個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すべく、事業の実情に合致した経営資源を注入し、個人情報のセキュリティ体制を継続的に向上させていきます。また、万一の際には速やかに是正措置を講じます。
  4. 当社は個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に対応致します。
  5. 個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化と実情を踏まえ、適時・適切に見直して継続的に改善をはかります。

本方針は、全ての従業者に配布して周知させるとともに、当社のホームページ等に掲載することにより、いつでもどなたにも入手可能な措置を取るものとします。

制定日 2018年1月15日
最終改正日2021年2月25日

株式会社オファーズ
  代表取締役社長 兼 CEO 大島 吾希洋

個人情報保護方針に関するお問い合わせ先 兼
個人情報に関する苦情・相談窓口

〒100-0005
東京都千代田区丸の内一丁目6番5号 丸の内北口ビルディング12階
株式会社オファーズ 個人情報に関するお問い合わせ窓口
メールアドレス:info@ofaas.jp ※特定電子メールはご遠慮ください

TEL:03-5962-9355 (弊社営業日の午前10時~午後5時30分)

個人情報の取扱いに関する公表事項

株式会社オファーズ(以下、「当社」という。)は、取得した個人情報の利用目的及び取扱いについて、「個人情報の保護に関する法律」(個人情報保護法)及びJISQ15001に基づき公表します。

1.個人情報の利用目的

当社は、お預かりした個人情報を以下の利用目的で利用します。

1.オフィスのファシリティマネジメント業務に係るお客様のご担当者様の個人情報

業務連絡、商品の発送、関連するアフターサービス、新商品や新たなサービスのご案内(同意をいただいた場合は電子メールによるご案内を含む)のために利用します。

2.当社の各事業に関するお問い合わせの方の個人情報

お問い合わせにお答えするため利用します。

3.当社が受託するWeWorkメンバーシップ斡旋導入支援業務に係る利用希望者様の個人情報

WeWork Japan 合同会社の代理人として取得し、適切な施設を斡旋するために利用します。

4.当社のワークスペース等の利用に関するサービスである「WORKUS」の利用者情報

スペース提供事業者のサービス利用に関わる本人確認、利用料金収受の目的で同社に提供するため利用します。

5.当社の株主さまへの個人情報

連絡、各種情報等の提供および株主管理並びにこれらに関連・付帯する業務のために利用します。

6.当社従業者の個人情報

人事労務管理、業務管理、福利厚生、健康管理、セキュリティ管理等のために利用します。

7.当社従業者およびその扶養家族の個人番号

法律で定められた「社会保障手続き」「年末調整などの税務手続き」に利用します。

8.当社への採用応募者の個人情報

採用業務及び関連する連絡のために利用します。

9. 当社の退職者の個人情報

各種連絡に利用します。

2.個人情報の管理者

当社は、次の者を個人情報の保護管理者として任命し、お客様の個人情報を適切かつ安全に管理し、個人情報の漏えい、滅失又はき損を防止する保護策を講じています。

株式会社オファーズ 個人情報保護管理者:事業推進統括部管理部 部長 村石 勝也

TEL:03-5962-9355

メールアドレス:info@ofaas.jp ※特定電子メールはご遠慮ください

3.個人情報の第三者提供

当社は、お預かりした個人情報を次の場合を除き第三者に開示・提供いたしません。

・ご本人の同意がある場合

・「「個人情報の保護に関する法律」にて、第三者への提供に際し、同意の取得が不要とされた場合

 

4.個人情報の委託

当社は、お預かりした個人情報の取扱いを上記1.の利用目的の達成のために外部に委託することがあります。

外部に個人情報の取扱いを委託する場合には、個人情報を適切に保護できる管理体制を敷き実行していることを条件として委託先を厳選したうえで、機密保持契約を委託先と締結し、お預かりした個人情報を厳密に管理しています。

保有個人データ及び第三者提供記録に関する事項の周知について

株式会社オファーズ(以下、「当社」という。)の保有個人データ(当社が、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行う権限を有するもの)の開示等の請求、及び第三者提供記録の開示に関する請求について、以下の事項を周知致します。

1.当社の名称及び住所、代表者の氏名

名 称:株式会社オファーズ

住 所:〒100-0005 東京都千代田区丸の内一丁目6番5号
丸の内北口ビルディング12階

代表者:代表取締役社長兼CEO 大島 吾希洋

2.個人情報に関する管理者の氏名、所属及び連絡先

個人情報保護管理者:事業推進統括部管理部 部長 村石 勝也
メールアドレス:info@ofaas.jp

※特定電子メールはご遠慮ください
TEL:03-5962-9355

3.保有個人データの利用目的

(1) オフィスのファシリティマネジメント業務に係るお客様のご担当者様の個人情報

業務連絡、商品の発送、関連するアフターサービス、新商品や新たなサービスのご案内

(同意をいただいた場合は電子メールによるご案内を含む)のために利用します。

(2) 当社の各事業に関するお問い合わせの方の個人情報

お問い合わせにお答えするため利用します。

(3) 当社が受託するWeWorkメンバーシップ斡旋導入支援業務に係る利用希望者様の個人情報

WeWork Japan 合同会社の代理人として取得し、適切な施設を斡旋するために利用します。

(4) 当社のワークスペース等の利用に関するサービスである「WORKUS」の利用者情報

スペース提供事業者のサービス利用に関わる本人確認、利用料金収受の目的で同社に提供するため利用します。

(5) 当社の株主さまへの個人情報

連絡、各種情報等の提供および株主管理並びにこれらに関連・付帯する業務のために利用します。

(6) 当社従業者の個人情報

人事労務管理、業務管理、福利厚生、健康管理、セキュリティ管理等のために利用します。

(7) 当社従業者およびその扶養家族の個人番号

法律で定められた「社会保障手続き」「年末調整などの税務手続き」に利用します。

(8) 当社への採用応募者の個人情報

採用業務及び関連する連絡のために利用します。

(9)当社の退職者の個人情報

各種連絡に利用します。

4.保有個人データに関する苦情の申し出先

保有個人データに関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。
〒100-0005
東京都千代田区丸の内一丁目6番5号 丸の内北口ビルディング12階
株式会社オファーズ 個人情報に関するお問い合わせ窓口
メールアドレス:info@ofaas.jp ※特定電子メールはご遠慮ください
TEL:03-5962-9355 (弊社営業日の午前10時~午後5時30分)

5.認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申し出先

認定個人情報保護団体の名称:一般社団法人日本情報システム・ユーザー協会(JUAS)

苦情解決の申し出先:認定個人情報保護団体事務局 苦情相談室

住所:〒103-0012 東京都中央区日本橋堀留町2-4-3 日本橋堀留町2丁目ビル8階

電話番号:03-3249-4104
受付時間 10:00~16:00(土、日、祝日休み)

 

6.開示等の手続きについて

次項“保有個人データの開示等、及び個人データの第三者への提供記録の開示に関する手続き”を参照お願いします。

7.保有個人データ等の安全管理のために講じた措置

当社では、個人情報、特定個人情報の取扱いに関する規程、及び安全対策に関する規程を定め以下の措置を講じております。

(1) 組織的安全管理措置

  • 個人情報の取扱いに関して方針を定め、個人情報保護方針として、社内に周知徹底するとともに、一般の方も入手できるようにウェブページで公開しています。
  • 取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報の取扱い手順を定め、規程文書としてまとめ、社内に周知しております。
  • 個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による公平な立場からの内部監査を定期的に実施しています。
  • 各個人情報を取扱う従業者を制限しています。

(2) 人的安全管理措置

  • 個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しております。
  • 従業者から、秘密保持に関する誓約を得ています。

(3) 物理的安全管理措置、技術的安全措置

  • 取扱い担当者以外の従業者や他の権限を有しない者による個人情報の間覧を防止するため、取り扱う区域を限定しています。
  • 個人情報を取扱う区域において、従業者の入退出管理及び持ち込む機器等の制限を行っております。
  • 個人情報は、施錠できるキャビネットやアクセス制限を行っているサーバに保管しています。
  • サーバなどへの外部からの不正アクセスを防ぐために、ファイアウォールなどを導入しています。
    また、コンピューターウイルスなどの不正ソフトウェアへの対策を行っています。
  • 個人情報の移送時は、以下の対策をとっております。

‐媒体の移送時には、配送記録が残る方法を利用するか、直接手渡しするようにしています。

‐電子データの通信には、暗号化するなどの漏洩対策を行っています。

(4) 外的環境の把握

  • 個人情報の取扱いを委託している事業者がある場合は、個人情報の取扱いに関する契約やの締結や、約款、利用規約の内容を確認するなどで安全な取扱いを確認しています。
  • 取扱う個人情報を海外の第三者に提供、又は取扱いの委託を行うことはありません。

保有個人データの開示等、及び個人データの第三者への提供記録の開示に関する手続き

保有個人データについて、「利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止」(開示等)のご請求、及び個人データの第三者への提供記録の開示のご請求が出来ます。

当社では、次の手順で個人情報の開示等の請求に対応いたします。
※当社従業員情報に関する開示手続きは、こちらにあります。

1.開示等の求めの受付

(1) 下記の宛先までご連絡ください。

当社より「所定の用紙」を郵送いたしますので、到着後、当社の「個人情報の取扱いについて」に同意後、以下の宛先まで郵送ください。

〒100-0005
東京都千代田区丸の内一丁目6番5号 丸の内北口ビルディング12階
株式会社オファーズ 個人情報に関するお問い合わせ窓口
メールアドレス:info@ofaas.jp ※特定電子メールはご遠慮ください
TEL:03-5962-9355 (弊社営業日の午前10時~午後5時30分)

(2) 本人確認のため、以下の書類いずれか1通を、上記の(1)「所定の用紙」とともに郵送ください。

  • 運転免許証、パスポート等の公的証明書で本人確認ができるものの写し(開示等の求めをする本人の名前および住所・生年月日のいずれかが記載されているもの)
    ※健康保険証の場合は、記号・番号、保険者番号をマスキング(黒塗り)してください。
  • 住民票の写し(開示等の求めをする日前30日以内に作成されたもの)
  • 開示の請求の場合は、回答方法もご記入お願いします。
    なお、ご希望の回答方法にお答えできない場合は、書面で回答いたします。

(3) 代理人の方が手続きをされる場合は、上記(1)「所定の用紙」、及び以下の①、②の書類も郵送ください。

① 代理人の本人確認書類

  • 代理人を証明する書類、代理人の運転免許証、パスポート等の写真入りの公的証明書で代理人確認ができるものの写し(写真の掲載がない場合は、2種類の公的証明書の写し)
    ※健康保険証の場合は、記号・番号、保険者番号をマスキング(黒塗り)してください。
  • 代理人の住民票の写し(開示等の求めをする日前30日以内に作成されたもの)
  • 代理人が弁護士の場合は、登録番号のわかる書類

② 代理権を証する書面(委任状など)

  • 委任状(任意代理人の場合)
  • 戸籍謄本、成年後見人登記事項証明書など(法定代理人の場合)

 (4) 請求に利用された個人情報の取扱いに関して

  • 本人または代理人を証明する書類に、本籍地が明示されている場合は、消去していただいて結構です。
  • 本人または代理人を証明する書類は、当社が入手してから2か月以内に責任を持って廃棄いたします。

2.「開示等の請求」の手数料及びその徴収方法

利用目的の通知又は開示の請求の場合にのみ、1回の請求につき、以下の金額(当社からの返信費を含む)を申し受けます。下記金額分の郵便定額小為替を請求書類の郵送時に同封してください。

  • 手数料金額:1,000円(税込)

3.検討結果連絡方法

当社内で検討した結果は、以下の方法により遅滞なくご連絡します。

  • 個人情報の利用目的の通知、開示の場合は、書面の郵送または手渡し
  • 個人情報の開示、または第三者への提供の記録の開示の場合は、ご希望の方法
    (ご希望に添えない場合は、書面で回答します。)
  • 個人情報の内容の訂正、通知または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止の場合は、電話またはメール