QRコードでスムーズな受付を実現 スマートオフィスで無駄のない受付対応 受付プロセスの自動化によるコスト削減

QRコードでスムーズな受付を実現 スマートオフィスで無駄のない受付対応 受付プロセスの自動化によるコスト削減

INTRODUCTION

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オファーズは、ITを活用した新しいオフィスの形を整備し、提案します。その一つが受付システムです。

通常、企業の受付では、専任受付担当者を配置し、来訪客の人数・企業名・氏名・訪問先担当者名の確認を始め、社内呼出、不在等によるイレギュラー調整、会議室への案内等、多くの工程や時間をかけて行われます。それは丁寧な対応ともとれますが、取り次ぎが多く無駄な時間をかけ、客様を待たせることは決して良い対応とは言えません。

オファーズでは、受付システム導入により、ゲストとホストを直接つなぎ、効率的で無駄のないスムーズな応対を目指しています。

SCENE

02

受付システム操作
来訪客がオフィスへ到着。受付タブレットに事前にメールで送られたQRコードをかざし、受付終了。あとは担当者がお迎えにあがるだけです。

01:お客様とのアポイントが決まりました。

02:お客様にアポイント内容と受付用QRコードがついた招待メールを送付します。

03:お客様側にアポイント内容とQRコードがついたメールが届きます。

04:アポイント当日、お客様が到着しました。

05:お客様が受付タブレットを操作し、QRコードをかざします。

06:OfaaS応対者に来訪通知が届き、出迎える旨の返答を受付タブレットに送信します。

07:お客様が受付タブレットの表示を確認し、OfaaS応対者を待ちます。

08:OfaaS応対者がお客様のもとに向かい、スムーズに応対することができました。

03

INTERVIEW
INTERVIEW
来訪者
ソフトバンク株式会社 石上様
到着し、スマホでQRコードをかざすだけで、すぐに訪問先担当者を呼び出せるので受付がスムーズです。わざわざ受付で部署や名前を記入したり伝えるより直接担当者にリーチできるほうが効率的だと思いました。

対応者
株式会社オファーズ 徐

社内での取り次ぎがなく、お客様から受付通知を直接スマホで受けられるため、応対スピードが早くなりました。 受付時間短縮により、お客様を待たせることもありませんし、打ち合わせの時間を多くとることができ、メリットを感じています。